LA GESTIONE DELL’ECONOMATO

La fase di stoccaggio

Immagazzinare i prodotti consegnati dal fornitore è un’operazione che va svolta con attenzione e cura, soprattutto se l’azienda è di dimensioni importanti. Le merci vanno stoccate in condizioni adatte alla loro conservazione (a temperatura ambiente, a bassa temperatura positiva o a temperatura negativa), ma anche in modo tale da rendere la gestione del magazzino razionale e adeguata alle necessità aziendali. I criteri di gestione dello spazio a disposizione sono diversi.

Stoccaggio in uno spazio predisposto

Le merci sono messe in spazi fissi e predeterminati: ogni prodotto ha una porzione di magazzino destinata al suo stoccaggio. In questo modo la sistemazione, la ricerca e il controllo visivo delle quantità ancora presenti sono immediati e facili, l’ordine del magazzino è maggiore e le operazioni di carico e scarico sono più rapide. Per poter applicare questo sistema, però, occorre avere un grande spazio e prevedere la possibilità che, in determinati periodi, porzioni di magazzino restino vuote.

Stoccaggio in uno spazio libero

Le merci sono ordinate negli spazi liberi. Utile per un magazzino piccolo, questo sistema permette di ottimizzare e sfruttare al meglio lo spazio, ma crea notevoli problemi alla ricerca dei prodotti e al controllo visivo delle scorte.

Stoccaggio in uno spazio misto

Deriva da una fusione dei due sistemi appena visti: alcune aree del magazzino sono a spazio predeterminato, destinate ai prodotti più utilizzati; altre sono a spazio libero, destinate a stoccare tutte le altre merci. Ciò permette di trovare un equilibrio fra ordine, organizzazione e ottimizzazione degli spazi. Di solito è il sistema più usato nelle aziende ristorative.

La gestione delle scorte

Oltre a organizzare gli spazi, bisogna anche stabilire il sistema con cui i prodotti vengono collocati sugli scaffali (il carico) e soprattutto tolti dagli scaffali (lo scarico); nel farlo, bisogna tener conto che alcuni prodotti hanno una qualità che varia nel tempo: essi aumentano o perdono valore rispetto al prezzo d’acquisto (si creano così “plusvalenze” o “minusvalenze”). Di solito ci si affida al metodo “FIFO” (dall’inglese first in first out: il primo a entrare è il primo a uscire): la prima partita di prodotti in arrivo dev’essere anche la prima a essere utilizzata, senza considerare se il valore del prodotto può variare nel tempo. Questo garantisce una rotazione corretta e continua delle scorte ed è necessario soprattutto per i prodotti alimentari, specialmente se deperibili. Saper gestire le scorte di magazzino e ordinare al momento giusto nuovi prodotti è sinonimo di corretta ed economica gestione del locale. Per far questo, però, bisogna sapere quando e quanto ordinare.

Quanto ordinare: bisogna stabilire le quantità corrispondenti a una scorta ideale SI, cioè la quantità di prodotti necessaria per svolgere le attività professionali previste (per esempio una settimana di servizio) e conservarla nel tempo.
Questo parametro si ottiene sommando una scorta minima di riserva SR, necessaria per fronteggiare imprevisti e variazioni di servizio (per esempio il deperimento imprevisto di alimenti o l’aumento della richiesta di determinate preparazioni), al consumo previsto CP (in questo caso la settimana di servizio pianificata).

SI = CP + SR

Quando ordinare: il momento in cui è necessario fare un nuovo ordine per non rimanere senza un determinato prodotto, o punto di riordino PR, si calcola partendo dalla quantità che si prevede sia necessaria per una giornata di servizio (consumo previsto giornaliero CG), moltiplicata per il tempo necessario per l’approvvigionamento (giorni per il rifornimento GR) e sommando il tutto alla specifica scorta di riserva SR.

PR = [CG x GR] + SR

Oltre a semplificare e migliorare la gestione operativa dei prodotti in magazzino, calcolare la scorta ideale e il punto di riordino permette di non gravare l’azienda con costi inutili. In caso di ▶ overstock, infatti, i costi aumentano sia per il capitale immobilizzato sia per il rischio di dover buttare i prodotti non più freschi (per esempio quelli ortofrutticoli) o che hanno superato la data di scadenza (per esempio prodotti freschi come lo yogurt) sia per l’uso eccessivo (fino all’esaurimento) dello spazio destinato allo stoccaggio. Lo ▶ stock out, invece, ha un costo virtuale, dovuto all’impossibilità di svolgere normalmente l’attività: per esempio, può essere impossibile realizzare determinate preparazioni di cucina, che quindi non potranno essere vendute; il mancato introito economico, oltre alla pubblicità negativa data dall’impossibilità di realizzare un piatto o vendere una bottiglia di vino presenti nella carta, vanno considerati come costi di una cattiva gestione del magazzino.