La modulistica

Una parte del lavoro dell’economo è rappresentata dalla redazione e dalla gestione di moduli obbligatori o facoltativi necessari a rendicontare l’attività e ad agevolare i rapporti e lo scambio di informazioni tra i reparti del locale.

I moduli obbligatori

Fra i principali ci sono:

il documento di trasporto DDT, che va a sostituire la vecchia bolla di accompagnamento.
Esso permette di tracciare e certificare il trasferimento di merce dal venditore all’acquirente.
Viene redatto in duplice copia e deve contenere informazioni come: la data dell’operazione, la descrizione dei prodotti (tipo e quantità), le generalità di chi vende, di chi acquista e, eventualmente, di chi si occupa del trasporto;
la fattura, che è il documento fiscale rilasciato dal fornitore alla ditta acquirente. Riporta tutte le indicazioni utili a individuare chi la emette e chi la riceve: denominazione o ragione sociale, domicilio, partita IVA, codice fiscale. Inoltre contiene informazioni riguardanti la transazione e il pagamento: data e numero progressivo della fattura, descrizione dei prodotti acquistati, unità di misura e quantità, aliquota tassabile, imponibile netto, valore dell’imposta e imponibile lordo, metodo e condizioni di pagamento e il totale della transazione. Anche se indicato con un altro nome (conto o parcella), quando presenta tutti questi dati il documento diventa a tutti gli effetti una vera e propria fattura;
la nota di accredito, un documento emesso dal fornitore, importante ai fini fiscali perché, in particolari casi, permette di effettuare variazioni alla fattura emessa (per esempio quando si restituisce la merce, nel caso ci sia stato un errore di calcolo negli importi, o se sono stati omessi gli sconti ecc.).

NON SOLO FIFO

Esistono anche altri metodi per gestire in modo economico le scorte di magazzino: anche se sono meno usati, è sempre meglio conoscerli.

Costo medio ponderato. Le merci “in uscita” vengono scaricate come se fossero costate tutte uno stesso valore medio (che si calcola con la media ponderata dei costi delle varie partite di prodotto).
In questo modo le differenze tra lotti acquistati in periodi diversi vengono equilibrate.
HIFO, dall’inglese high in first out (il più alto che entra è il primo a uscire): i prodotti più cari devono essere i primi consumati. Lo scarico della merce non dipende dal periodo ma dal valore di acquisto.
LIFO dall’inglese last in first out (l’ultimo entrato è il primo a uscire): adatto a prodotti non deperibili, si tende a smaltire prima i prodotti entrati in magazzino per ultimi. Questo valorizza la rimanenza di magazzino soprattutto nella situazione in cui i prezzi aumentino col passare del tempo.

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I moduli facoltativi

Sono quelli usati nella gestione interna del magazzino:

il giornale di magazzino è un registro su cui si annotano, giorno per giorno, tutti i movimenti dei prodotti in entrata e in uscita, compilato sulla base dei buoni di carico e di scarico;
i buoni di carico sono compilati all’accettazione e definiscono le caratteristiche dei prodotti, in ingresso al magazzino;
i buoni di scarico sono compilati dell’economo e definiscono le caratteristiche dei prodotti in uscita dal magazzino, richiesti dai vari reparti dell’azienda;
il buono di prelevamento è un documento redatto dai vari responsabili di reparto (chef di cucina, maître, sommelier ecc.) che richiedono alcuni specifici prodotti al magazzino. Di solito è in tre copie: una viene tenuta dal responsabile di reparto, una viene data all’economo che la archivia e una all’ufficio amministrativo;
la richiesta di acquisto è un documento redatto dai capi reparto (chef di cucina, maître, sommelier >ecc.) che chiedono di acquistare determinati prodotti, non previsti dai normali piani di acquisto (strumenti, particolari ingredienti, merci non previste). Nella maggior parte dei casi, specie se la spesa è consistente, la richiesta deve essere presentata alla direzione e approvata dal Direttore o dal F&B manager;
la scheda fornitori è redatta dall’economo e descrive le caratteristiche di ogni fornitore: generalità, sede (con numero di telefono, numero di fax e indirizzo mail), nome del responsabile delle vendite, caratteristiche specifiche di pagamento e di consegna, prodotti offerti, riassunto storico delle transazioni effettuate;
la scheda prodotto descrive le caratteristiche richieste per ciascun tipo di prodotto acquistato: quelle organolettiche e sensoriali o le specifiche tecniche, i requisiti igienico-sanitari, il livello di scorta ideale e il punto di riordino e i fornitori (più di uno) che sono in grado di fornire questo prodotto con i requisiti previsti;
la scheda di non conformità è un modulo che serve a respingere le merci che non rispettano i requisiti previsti dagli accordi presi con il fornitore o che presentano difetti (confezione danneggiata, temperatura di conservazione non conforme ecc.).

LA FATTURAZIONE ELETTRONICA

A partire dal 6 giugno 2014 è entrata in vigore una nuova disposizione: tutte le aziende che devono fatturare il proprio lavoro a un Ministero, un’Agenzia fiscale o un Ente nazionale di previdenza, non possono più trasmettere le fatture in forma cartacea, ma elettronica.

Questa stessa disposizione si applicherà anche agli altri Enti nazionali e alle Amministrazioni locali a partire dal 31 marzo 2015.

Ciò significa che dal giugno 2015, nessun Ente pubblico pagherà alcun servizio finché non gli sarà stata notificata una fattura elettronica attraverso il Sistema di Interscambio (SdI), un sistema informatico specificamente elaborato, le cui modalità di funzionamento sono state definite dal DM 3 aprile 2013, n. 55.

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SCHEMA DELLE PROCEDURE DI ACQUISTO-CARICO-SCARICO NEL MAGAZZINO DI UN’AZIENDA RISTORATIVA

Moduli di studio e software

Oltre a questi moduli, per alcuni prodotti si usano modelli di studio dei trend di utilizzo o del tempo di permanenza in magazzino: essi servono per ridurre al minimo i costi inutili e controllare periodicamente la corretta gestione degli acquisti. Oggi la possibilità di usare specifici software di settore agevola molto tutte le operazioni dell’economato: grazie soprattutto all’uso di lettori ottici per codici a barre o tecnologia RFID, si può avere una comunicazione rapida ed esatta fra i reparti e disporre in tempo reale dei dati più importanti sul livello delle scorte, sui movimenti in entrata e in uscita e così via.

LA TECNOLOGIA DEL RFID

RFID è l’acronimo dell’inglese Radio-Frequency IDentification, identificazione a radio frequenza, un sistema automatico che permette di identificare e/o memorizzare dati (in questo caso tipo di prodotto, data di ingresso in magazzino, data di scadenza ecc.). Si basa su particolari etichette elettroniche chiamate tag o transponder, in grado di ricevere i dati e di inviarli su richiesta, a distanza, a particolari apparati fissi o portatili chiamati reader o interrogator.

I reader identificano ciascun tag per mezzo di una specifica radiofrequenza e sono in grado di prelevarne le informazioni ma anche di aggiornarle. In questo modo, per ogni prodotto che esce dal magazzino e che viene intercettato dal reader, il sistema può aggiornare in tempo reale i dati relativi alle operazioni di scarico del magazzino.

Protagonisti in Cucina

Corso di enogastronomia per il secondo biennio e il quinto anno