Programmare e pianificare il lavoro in cucina

Organizzare bene il lavoro nelle fasi di produzione e distribuzione dei pasti è indispensabile per garantire un buon servizio ristorativo. Il modo migliore per programmare bene il lavoro è partire dagli obiettivi che si vogliono raggiungere, pianificando come raggiungerli. Tutto ciò è possibile se in cucina opera uno staff di professionisti che collaborano tra loro, con lo chef di cucina e con il F&B manager (se presente); nelle piccole realtà sarà lo stesso proprietario a farsi carico di una buona programmazione.

Programmare la produzione

È di fondamentale importanza che lo chef pianifichi il lavoro di cucina compiendo razionalmente tre azioni:

predisporre l’elenco dei piatti che si devono preparare avendo come valido supporto la scheda tecnica di lavorazione;
individuare il personale a cui affidare la lavorazione così come gli strumenti e le attrezzature da usare, in modo da garantire la realizzazione dei piatti e assicurare il servizio programmato;
fare una previsione sull’andamento della richiesta del servizio da parte dei clienti nel medio-lungo termine.

Quest’ultima azione è senz’altro la più complicata: per fare una previsione attendibile, infatti, bisogna avere una grande esperienza nel settore che permetta di interpretare correttamente i dati disponibili sulle statistiche riguardo alle scelte dei piatti da parte dei clienti in modo da riuscire a ricavarne indicazioni utili sulle tendenze future delle vendite. Questa pianificazione è sicuramente più facile nelle aziende di ristorazione collettiva, perché tutti i dati necessari (menu, presenze, orari ecc.) per lo svolgimento del servizio di ristorazione sono già noti e si può procedere in modo quasi schematico.

Una situazione ben diversa si verifica nelle strutture di ristorazione tradizionale o neoristorazione: esse lavorano soprattutto con una clientela occasionale, che può variare da un giorno all’altro sia in numero che in esigenze, portando a concentrare la domanda in un pasto della giornata o in un certo periodo della settimana o del mese. In questo caso, la strategia organizzativa migliore è quella di programmare la produzione di cucina in modo che il lavoro possa essere abbastanza costante, evitando l’alternarsi di periodi di sovraccarico e periodi “morti”.

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L’importanza del cliente

La produzione di pasti in un’azienda ristorativa può essere influenzata da diversi fattori, ma il principale è sicuramente il cliente: l’obiettivo che si pone chi opera in questo campo commerciale, infatti, è prima di tutto la soddisfazione del cliente che paga una somma di denaro in cambio di un servizio. Il principale parametro che va considerato nel valutare l’importanza della clientela nell’organizzazione interna, è la presenza – assidua o occasionale – del cliente: il modo in cui questi usufruisce dei servizi ristorativi, infatti, incide notevolmente sulla programmazione del lavoro. I parametri che influiscono sulle diverse esigenze della clientela sono numerosi; i principali sono:

la disponibilità economica, cioè il prezzo che il cliente è disposto a pagare per l’acquisto dei servizi;
la quantità di tempo disponibile per scegliere e consumare il pasto; varia anche a seconda del tipo di servizio (prima colazione, break, pranzo ecc.) e delle esigenze personali;
le esigenze che spingono il cliente a fare uso del servizio ristorativo: se deve consumare un pasto per lavoro, per piacere, in solitudine, con la famiglia, per un primo appuntamento e così via;
anche l’età e le condizioni di salute del cliente sono fattori che influenzano molto la scelta di un locale piuttosto che un altro, o di un piatto piuttosto che un altro;
infine i gusti personali: essi determinano, alla fine, tutto il comportamento del cliente, dalla scelta del locale e dei piatti, all’orario, al trasformarsi in un cliente abituale o rimanere un cliente occasionale.

Di conseguenza l’azienda ristorativa dovrà programmare il lavoro in base alla potenziale tipologia di utenza a cui intende rivolgere i propri servizi e in particolare se si tratta di utenza fissa o utenza occasionale.

Il cliente fisso e la sua importanza nell’organizzazione

L’utenza fissa è tipica delle strutture del segmento della ristorazione collettiva, delle strutture alberghiere che si rivolgono a un gruppo di persone che richiede il trattamento di mezza pensione, pensione completa o tutto incluso e delle società che effettuano servizi di banqueting le quali possono contare su un tipo di utenza fissa e con un numero di presenze prestabilito e costante per un determinato periodo di tempo. In questi casi gli operatori di cucina possono conoscere in anticipo e con precisione il numero di commensali che usufruiranno dei servizi e le tipologie di piatti da preparare utilizzando in alcuni casi la formula del menu fisso o concordato oppure il sistema del servizio a buffet. In questo modo è possibile pianificare in modo preciso gli acquisti, limitare al massimo le rimanenze e predisporre il personale da utilizzare per la preparazione dei pasti.

Programmare il lavoro per il cliente occasionale

Se l’utenza è costituita da clienti di passaggio in numero non costante, bisognerà programmare la produzione secondo una previsione di vendita o un numero medio calcolato in base ai pasti preparati in un periodo di tempo precedente (la settimana o il mese prima). Questo modo di pianificare, però, è empirico e non può avere valenza assoluta: non si potrà mai prevedere con precisione il numero di presenze del giorno o del pasto. È bene quindi dividere le fasi della produzione in due momenti:

preparazione della linea: servirà per preparare le basi dei piatti in menu usando anche tecniche di cottura e conservazione moderne che permettono di completare e rigenerare i piatti in poco tempo;
servizio: il personale dovrà offrire al cliente un servizio rapido e di qualità. Sarà essenziale che il personale di cucina collabori con quello di sala che indirizzerà i clienti verso i piatti che la cucina preferirà vendere in quel momento, velocizzando i tempi del servizio.

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