Attraverso il menu si ha un vero e proprio scambio di informazioni fra il ristoratore e il cliente: questa sorta di contratto non firmato, infatti, oltre a identificare e contraddistinguere un locale, il suo livello professionale e lo stile della sua cucina, elenca le vivande disponibili, descrive al cliente i piatti che può ordinare, evidenziando gli ingredienti con cui sono fatti (compresa la presenza di prodotti surgelati) e indicando il prezzo di ciascuna preparazione. A volte nel menu sono comprese anche informazioni aggiuntive, come il tempo di attesa previsto per una preparazione.
Oltre a questa funzione informativa, il menu ha altre due importanti funzioni:
- gestionale, perché permette al personale di cucina e di sala sia di pianificare gli acquisti delle scorte e i lavori da fare, sia di conoscere con precisione i piatti presenti per quel determinato servizio;
- di marketing, perché tramite il menu si “vendono” al cliente i piatti e, spesso, si pubblicizzano i propri fornitori in modo da qualificare le scelte aziendali: far conoscere al cliente da dove provengono la carne, l’olio, i latticini, le verdure e tutto ciò che viene lavorato in cucina è sempre indice di chiarezza e attenzione. Inoltre, tramite il menu, si possono far conoscere al cliente anche le possibilità offerte dal locale nell’organizzazione di eventi, banchetti o servizi particolari.
Per realizzare un buon menu si devono seguire regole grafiche (carattere, interlinea, colori, tipo di carta ecc.), regole nutrizionali (per esempio evitare di mettere un contorno a base di patate se già presente un’altra importante fonte di amido come la pasta fresca) e regole sensoriali, che suggeriscono con quale successione vanno elencati i piatti: ad esempio, il pesce va scritto prima della carne, così come i primi in brodo vanno scritti prima di quelli asciutti.
Nella cucina classica, il menu era composto da 13 portate; oggi si arriva a 6-8 portate in occasioni speciali come i banchetti di nozze, ma più spesso si arriva a un massimo di 3-4 portate: antipasto, primo, secondo e dessert.
Negli ultimi tempi, accanto al menu che descrive i piatti offerti, alcuni locali offrono carte a sé dove il cliente può scegliere, oltre alle preparazioni culinarie, anche tutto ciò che le accompagna: la carta dei vini, ormai indispensabile; quella dell’acqua, con acque a diverso tenore di anidride carbonica, di sali minerali, di proprietà nutritive e salutistiche...; la carta dei condimenti, con possibilità di scegliere fra più tipi di olio, aceto, sale e pepe; o quella del pane, raffinato, integrale, con cereali diversi e così via.