ORGANIZZARE L’APPROVVIGIONAMENTO
Gestire gli acquisti è un compito di grande importanza per un locale ristorativo, ed è un procedimento che si svolge secondo una precisa sequenza di passi.
PROGRAMMAZIONE
Il responsabile dell’economato, insieme ai responsabili di reparto, pianifica il menu, stabilendo il tipo, la quantità e la qualità delle materie prime necessarie e prevedendo la spesa da sostenere.
SELEZIONE DEI FORNITORI
Per acquistare i prodotti necessari, l’economo contatta varie aziende in modo da scegliere le migliori condizioni di fornitura (qualità, prezzo, modalità e tempi di consegna e di pagamento). Spesso le aziende che contatta sono già conosciute per aver avuto accordi precedenti. È sempre importante selezionare almeno due aziende a cui poter ricorrere per ciascun tipo di prodotto in modo tale da poter rapidamente sostituire un fornitore in caso di necessità.
TRASMISSIONE DEGLI ORDINI
Dopo aver ricevuto le schede di spesa dettagliate dei vari reparti (per esempio, lo chef redige quella di cucina, calcolata sulla base delle derrate necessarie per i menu concordati in base alle reali necessità), l’economo trasmette gli ordini alle aziende selezionate.
Di solito gli ordini sono inviati per posta elettronica certificata o via fax, in modo da avere sempre una prova dettagliata della richiesta e della risposta (con maggiori garanzie per entrambe le parti).
Come rifornirsi
I canali di approvvigionamento che un’azienda ristorativa può usare sono diversi e ognuno ha pro e contro da valutare attentamente.
Rifornirsi direttamente dal produttore
Il fornitore è colui che produce ciò che si vuole acquistare. Di norma, un rappresentante del produttore visita periodicamente i clienti e si occupa di raccogliere gli ordini, mentre alcuni giorni più tardi un addetto si occupa della consegna. Questo è un canale molto usato con le aziende agricole, i piccoli produttori e gli allevatori che offrono prodotti ortofrutticoli, vino, formaggi, olio di oliva ecc.
Il trasporto è normalmente a carico del venditore.
PRO: di solito, acquistando gli ingredienti in questo modo, il rapporto fra qualità-tipicità e prezzo è più conveniente; inoltre si possono ordinare anche piccole quantità per volta.
CONTRO: le piccole realtà offrono minori garanzie di standardizzazione del prodotto offerto e l’elasticità (cioè la capacità di soddisfare ordini urgenti e imprevisti) è inferiore.
Rifornirsi da un grossista
ll grossista è un intermediario che acquista da più produttori e rivende alle aziende ristorative.
Il trasporto è a carico del venditore.
PRO: il grossista offre una scelta di prodotti spesso ampia, una gestione delle vendite professionale e organizzata (disponibilità di stock importanti, pagamenti dilazionati, flessibilità della consegna, possibilità di promozioni e sconti). Spesso l’acquirente ha una scelta ampia tra articoli diversi, ma anche tra diversi tipi di prodotto simili fra loro ma di qualità diversa, che permettono di adeguare le richieste nel rapporto qualità/prezzo alle diverse esigenze.
CONTRO: i tempi di consegna sono standardizzati e, in caso di urgenza, di solito non è possibile farsi consegnare le materie prime necessarie in un lasso di tempo diverso da quello stabilito (soprattutto se le quantità di prodotto necessarie sono ridotte).
Rifornirsi da un cash&carry
Il cash&carry (paga e trasporta, paga e porta via) è un magazzino che – insieme ai supermercati –rientra nella famiglia della grande distribuzione organizzata (GDO). Specializzato e riservato solo a operatori di settore forniti di partita IVA, è una sorta di servizio all’ingrosso con minori servizi. Il compratore si reca direttamente al punto di vendita dove preleva personalmente la merce pagando alla cassa.
PRO: la flessibilità è maggiore, essendo disponibili un ampio assortimento di prodotti e un lungo orario di apertura che permette di fare acquisti urgenti. Di norma non c’è un minimo di quantità da acquistare e i prezzi sono competitivi, grazie spesso alla possibilità di avere anche prodotti in promozione.
CONTRO: il trasporto è a carico dell’acquirente.
Rifornirsi al dettaglio
Servirsi di punti di vendita al dettaglio come mercati e supermercati o negozi, è il metodo di acquisto usato prevalentemente da piccole aziende.
PRO: si può verificare sul momento la qualità del prodotto che si acquista e fare la propria scelta fra la merce esposta; inoltre si possono acquistare anche solo piccole quantità.
CONTRO: in media, il prezzo dei prodotti è più elevato; a volte è più difficile trovare certi prodotti più professionali; il trasporto è a carico dell’acquirente e il pagamento immediato.
Tutto questo fa sì che questo modo di rifornirsi sia usato prevalentemente per le urgenze, in via del tutto eccezionale, o per prodotti di nicchia.
Rifornirsi in modo centralizzato
Si ha un acquisto centralizzato se più aziende dello stesso settore, consorziate o appartenenti alla stessa proprietà, effettuano un ordine unico di un certo prodotto per poi dividersi le spese.
PRO: questo permette di avere maggior potere contrattuale, strappare condizioni particolarmente agevolate di prezzo, di consegna e di tempi di pagamento. Le procedure sono notevolmente semplificate.
CONTRO: va fatta attenzione alla distribuzione dei prodotti acquistati nelle varie aziende.
Inoltre, generalmente questo sistema è adatto all’acquisto di materie prime a lunga conservazione (acqua, vino, inscatolati ecc.).
Nel caso siano Enti pubblici (mense, ospedali ecc.) ad acquistare, le normative vigenti non permettono una selezione diretta dei fornitori o una trattativa privata, ma obbligano a istituire gare di appalto con vincoli sul prezzo e sui servizi offerti. Il contratto fra l’Ente e il fornitore può avvenire solo dopo che il fornitore ha vinto la gara con prezzo e condizioni bloccate.
Protagonisti in Cucina
Corso di enogastronomia per il secondo biennio e il quinto anno