LA FIGURA DEL F&B

LA FIGURA DEL F&B

Il Food and Beverage Manager (abbreviato in F&B Manager) è una figura professionale nata negli Stati Uniti dove i grandi alberghi avevano l’esigenza di differenziare la gestione del settore camere da quella del reparto ristorazione, mantenendo per entrambi un elevato livello di professionalità.
È presente generalmente nelle strutture medie e grandi del settore sia alberghiero sia ristorativo.

Responsabilità e gestione

Il F&B Manager ha la responsabilità di gestire e coordinare in prima persona tutte le attività legate alla fornitura di cibo e bevande (comprese sala, caffetteria e bar, anche in strutture alberghiere): dall’approvvigionamento delle materie prime alla gestione del personale, dal controllo della qualità alle risorse economiche, dal marketing alla promozione del locale. Gestisce inoltre, per le strutture che lo richiedono, il servizio banchetti e riunioni.

Ruolo e competenze
La figura del F&B Manager ha un elevato grado di autonomia e normalmente risponde del proprio operato al direttore generale della struttura.
La sua visione della struttura è trasversale: ha contatti con fornitori e clienti verso l’esterno, mentre all’interno ha relazioni con lo staff di cucina e con l’executive chef, con il personale di sala, la cantina e l’economato.
Deve avere solide basi di economia aziendale e di marketing, conoscere il mercato della ristorazione, le normative che regolano i rapporti di lavoro, le lingue straniere, avere predisposizione verso i rapporti interpersonali, capacità organizzative e propensione al comando.
Deve inoltre conoscere le preparazioni enogastronomiche dell’azienda per la quale opera, saper compilare un menu con la collaborazione dello chef, comprendere i ruoli e le mansioni del personale di sala ed essere in grado di gestire un evento speciale dall’inizio alla fine.

Caratteristiche professionali e umane
Le caratteristiche principali del F&B Manager dal punto di vista professionale e umano devono essere: autorevolezza, in quanto risponde in prima persona dei successi o degli insuccessi dell’operato della struttura in cui agisce; flessibilitànel risolvere nell’immediato tutti gli imprevisti che possono accadere; serietànella professione e nel rispetto delle regole; sensibilità, nell’interpretare le esigenze del cliente e tramutarle in realtà al momento dell’evento; buon gustonell’abbinare tutto come un diligente professionista; disciplina, nel rispondere alle istruzioni dei superiori; fedeltà, non nuocendo all’imprenditore; riservatezzanon divulgando a terzi dettagli sull’organizzazione e sui processi di produzione; lealtà, non traendo profitto personale nei rapporti commerciali con i fornitori.
Non ci si può improvvisare F&B Manager: le conoscenze richieste sono di livello superiore (il F&B ha solitamente una laurea in Economia turistica o in Scienze del turismo, meglio se proveniente da un diploma alberghiero), mentre una buona esperienza in prima persona nel settore cucina e/o in quello di sala garantiscono una completa comprensione dei ruoli e delle mansioni delle diverse figure da gestire.

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Compiti e funzioni
La funzione principale del F&B Manager è quella di collegamento tra le figure dei diversi settori e reparti e di supervisione della situazione complessiva dell’azienda. Vediamo nel dettaglio quali sono i suoi compiti nei diversi settori.
  • In collaborazione con la direzione generale stabilisce gli obiettivi specifici (volumi di utenza, margini di contribuzione ecc.) e concepisce le strategie e i metodi da adottare per raggiungerli; controlla il rispetto degli standard di qualità dei prodotti e dei servizi. Presenta e analizza statistiche relative ai mesi passati e alle previsioni future di ricavi, affluenza, gestione del food cost.
  • Con il reparto economato si occupa di redigere previsioni per il controllo dei costi e di definire il budget, o aggiornarlo in caso di emergenza. Appronta i piani di approvvigionamento e definisce il livello qualitativo e quantitativo delle scorte minime.
  • Con l’ufficio commerciale pianifica nuove azioni di vendita o pubblicità, specialmente nei momenti di calo dell’affluenza.
  • Seleziona e controlla i fornitori, cercando di mantenere un equilibrio tra qualità e prezzo.
  • Funge da mediatore tra le richieste dello chef e della cucina e i fornitori in caso di insoddisfazione sulla qualità degli approvvigionamenti.
  • In collaborazione con il cuoco determina gli standard di peso dei cibi e delle bevande, permettendo appropriati controlli sui costi e sulle quantità, pianifica gli acquisti della cucina e della cantina.
  • Con il personale di cucina redige i menu del giorno, organizza lo stoccaggio delle merci e dispone i piani di sanitizzazione dei locali.
  • Con il maître si occupa della redazione della lista dei vini, distillati e liquori per la sala e il bar.
  • Con il responsabile delle risorse umane definisce il fabbisogno di personale in base alle necessità (stagionali, emergenze, eventi), lo seleziona e ne programma lo sviluppo professionale.
  • Con il responsabile del servizio di prevenzione e protezione (RSPP) controlla la corretta applicazione delle normative vigenti relative alla prevenzione di infortuni.
  • È in diretto contatto con la clientela, della quale verifica il grado di soddisfazione, e appronta, coinvolgendo i diversi reparti, eventuali correttivi per migliorare l’efficienza del servizio.
Infine si dedica al controllo dell’igiene degli ambienti, della pulizia delle attrezzature da cucina e degli impianti adibiti alla preparazione e alla conservazione di cibi e bevande.
Raccoglie i resoconti, le lamentele o le richieste di aiuto dai capi reparto, deve essere a conoscenza di qualsiasi emergenza o disservizio per poterli gestire al meglio: l’improvvisa malattia di un cameriere, l’insoddisfazione di un cliente, la scadenza di alcuni prodotti nella dispensa, il mancato rientro della biancheria da tavola dalla lavanderia, il guasto di un macchinario in cucina.
All’interno di una struttura alberghiera coordina il lavoro con i capi servizio di cucina, bar, sala ristorante e cura l’esecuzione del servizio in camera.

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L’organizzazione di un evento

Oltre al lavoro quotidiano, il F&B Manager si occupa direttamente dell’organizzazione di banchetti o eventi particolari, dalla colazione di lavoro al grande ricevimento di matrimonio o congresso.
Nelle strutture più complesse è coadiuvato per la banchettistica da un Banqueting Manager, che si occupa nello specifico di eventi con un discreto numero di ospiti.
Con il maître pianifica il calendario degli eventi e la disponibilità della sala. Nel caso di due eventi con richieste simili, se possibile farà in modo di organizzarli nella stessa data, così da contenere i costi degli approvvigionamenti ed evitare sprechi.

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La pianificazione dell’evento
Nel caso di eventi speciali il F&B Manager ha i seguenti compiti:
  • analizzare le richieste del cliente;
  • studiare con i capi servizio il menu adatto alla situazione;
  • stendere un piano previsionale di costi e ricavi;
  • elaborare i preventivi;
  • predisporre e coordinare il servizio, verificando il rispetto degli standard qualitativi.
Il F&B Manager ha un contatto diretto con il cliente, per il quale formula servizi personalizzati in base alle richieste, interpreta e guida i desideri tenendo presente i costi e le necessità dell’azienda.
Nel primo incontro con il cliente, il F&B Manager:
  • verifica la disponibilità delle sale e le relative capienze nella data richiesta dal cliente;
  • presenta al cliente diverse soluzioni per assicurarsi l'incarico.
Dopo l’acquisizione del cliente il F&B Manager:
  • calcola tutti i costi necessari;
  • predispone con l’executive chef uno o più menu in base alle richieste;
  • presenta al cliente tutte le variabili di personalizzazione (tipologia di posate, colore del tovagliato, presenza o meno di fiori, tipologia di servizio ecc.);
  • cerca di proporre al cliente ulteriori servizi da inserire nel preventivo di spesa (per esempio decorazioni all’esterno della struttura, fuochi d’artificio, banda musicale, baby sitter per i più piccoli, animazione ecc.);
  • definisce il fabbisogno di personale sia in cucina sia in sala in numero proporzionale agli ospiti e ne verifica la presenza, allertando eventualmente il personale con contratti a chiamata o voucher;
  • nel caso in cui nella stessa data di un evento sia previsto un altro evento simile, riesce a ottimizzare gli acquisti e il personale gestendo in contemporanea i ricevimenti.
La pianificazione deve poi essere seguita da una perfetta cronologia di azioni, in cui il F&B Manager:
  • sceglie con l’aiuto del maître o del sommelier i vini da abbinare al menu scelto e ne predispone l’acquisto;
  • compila una lista e ordina ai fornitori le materie prime necessarie in base al numero degli ospiti previsti;
  • gestisce la corretta conservazione degli alimenti e la preparazione;
  • controlla la disponibilità di bottiglie per il bar;
  • predispone l’affitto di tavoli, sedie, gazebo per un eventuale aperitivo all’aperto.

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La gestione dell’evento
Durante l’evento:
  • gestisce il personale di cucina e di sala;
  • supervisiona al corretto andamento;
  • interviene in caso di emergenza con soluzioni e accomodamenti.
Nel caso il cliente scelga una location esterna per l’evento, alla pianificazione si dovranno aggiungere:
  • la verifica della disponibilità di una cucina in loco o, in alternativa, l’organizzazione del servizio di cucina con veicoli adibiti a tale scopo;
  • l’affitto di eventuali tavoli, sedie, gazebo;
  • il trasporto delle materie prime con mezzi coibentati e/o refrigerati;
  • il trasporto del personale dall’azienda alla location;
  • l’organizzazione per il rientro delle attrezzature sporche.
Il F&B Manager si adopererà infine per stabilire e mantenere i contatti con organizzazioni che periodicamente si riuniscono per incontri, manifestazioni sportive, politiche ecc., ma anche con aziende che potrebbero collaborare nella realizzazione di eventi che presentino esigenze particolari (pp. 392 e seguenti).

IL FABBISOGNO DI PERSONALE

Solitamente si considerano:
  • 1 cameriere ogni 20 commensali;
  • 2 addetti all’accoglienza ogni 100 ospiti;
  • 3 addetti di cucina ogni 100 ospiti;
  • 1 addetto al bar ogni 100 ospiti affiancato da uno dei camerieri nel momento di maggiore afflusso.

La gestione degli acquisti

Uno dei compiti principali del F&B Manager riguarda la gestione degli acquisti.
Per portare a termine questo compito gli viene richiesto di saper definire il budget, preventivando costi diretti e indiretti, e di analizzare gli scostamenti dal budget, di definire i prezzi di vendita, di controllare il costo delle materie prime utilizzate, di conoscere il mercato dei fornitori mantenere i rapporti con essi.
Nel momento in cui il F&B Manager programma gli acquisti deve tener conto del giusto tempo di utilizzo delle merci, del numero di ospiti preventivato, della coerenza tra le spese e il prezzo di vendita finale. Deve inoltre gestire le giacenze di magazzinoanche in funzione della reale capienza dei locali, affinché siano di volta in volta rigenerate con prodotti sempre freschi o con date di scadenza sufficientemente abbondanti.
Considerando tutti questi fattori, il F&B Manager deve fare una programmazione oculata degli acquisti, che servirà sia a non restare senza materie prime sia a non eccedere aumentando i costi e le giacenze di magazzino.

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Magazzino e scorte
Fino alla fine degli anni 2000 era frequente nelle aziende della ristorazione avere un magazzino o una scorta di alimenti piuttosto notevole. Con l’avvento della crisi (2008), quest'abitudine si è persa e la tendenza è di evitare di fare magazzino per risparmiare sul costo di quest’ultimo.
Molti fornitori si sono organizzati istituendo delle piattaforme d’acquisto in modo da offrire ai propri clienti la possibilità di comperare più prodotti di aziende diverse anche in piccole quantità.
Attualmente molti ristoranti hanno una serie di fornitori in grado di garantire approvvigionamenti nel breve periodo, altri preferiscono rifornirsi nei  cash&carry che offrono la possibilità di acquistare prodotti sia freschi sia congelati fatturando al momento con pagamento immediato o posticipato, garantito, però, da fideiussione bancaria o assicurativa.
Anche le grandi catene di distribuzione, non esclusivamente riservate a operatori del settore, possono fungere da fornitori: normalmente queste vengono utilizzate in caso di emergenza (aumento non previsto della clientela, necessità di determinati prodotti freschi). Il supermercato dà la possibilità di usufruire delle offerte speciali e di fatturare la spesa, ma il pagamento è immediato.

LA GESTIONE DELLA CANTINA

La gestione della cantina è un altro dei compiti importanti e delicati che il F&B Manager deve svolgere. Oltre a competenze manageriali e gestionali, egli dev’essere dotato anche di elasticità mentale e dinamismo perché deve saper leggere i cambiamenti di mercato e di conseguenza adeguare l’impostazione e l’organizzazione della propria cantina per soddisfare a pieno le esigenze della clientela.
Insieme al sommelier il F&B Manager deve progettare o migliorare, là dove è possibile, le caratteristiche strutturali della cantina, settore di vanto di un esercizio ristorativo.
Per poter pianificarne al meglio l’approvvigionamento e la gestione si dovranno considerare alcuni fattori come il target della clientela, il tipo di locale, la capacità di immagazzinamento, le potenzialità di vendita e le tendenze di mercato della zona.
Solo dopo un’attenta analisi di mercato, in base al menu proposto e senza sottovalutare la stagionalità, il F&B Manager, in collaborazione con il sommelier, l’economo e lo chef de cuisine, potrà stilare la lista dei vini in modo da rispondere pienamente alle esigenze della clientela e ai costi senza trascurare la sostenibilità (proponendo, per esempio, vini locali).

Le caratteristiche della cantina
Una cantina, come tutti gli altri reparti che si occupano della manipolazione, della trasformazione e della somministrazione di cibo e bevande, deve rispondere a elevati standard di igiene e di sicurezza. Oltre ad essi, deve avere delle caratteristiche imprescindibili per garantire la corretta conservazione del vino. La temperatura, per esempio, deve essere compresa tra 10-15 °C, l’umidità relativa deve essere intorno al 70-80%, l’illuminazione deve essere tenue, con lampade di bassa potenza, bisogna evitare lo stoccaggio di qualsiasi altro genere alimentare in modo da non compromettere la qualità dei vini e, infine, non ci devono essere rumori e/o vibrazioni.
Se non venissero rispettati alcuni criteri, come la posizione della cantina rispetto a fonti di rumore o una temperatura del locale troppo alta, la qualità del prodotto conservato risulterebbe compromessa con conseguente perdita economica per l’attività.
Pertanto, una gestione efficiente della cantina contribuisce in maniera significativa al successo dell’azienda ristorativa. Proprio per questo motivo il F&B Manager deve avere competenze anche in questo settore, in modo da gestire al meglio un reparto così importante. Dovrà, per esempio, avere un’infarinatura dei vini di tutte le regioni italiane ed eventualmente internazionali, in modo da rifornire il locale di una grande varietà di prodotti.

L’approvvigionamento e l’organizzazione della cantina
L’approvvigionamento delle bevande e in particolar modo dei vini rappresenta uno snodo molto delicato perché implica un forte impegno economico da parte dell’azienda. Le scelte di acquisto dovranno perciò essere studiate e pianificate con molta cura.
Il F&B Manager non può permettere che l’azienda corra un rischio economico altissimo legato a bottiglie di vino particolarmente costose che non vengono vendute, poiché ciò rappresenterebbe una perdita insostenibile. Pertanto, gli acquisti devono essere fatti senza sopravvalutare le potenzialità di vendita del locale, dato che altrimenti si rischierebbe di avere bottiglie invendute, ma neanche sottovalutarle, perché si potrebbero avere clienti insoddisfatti. In base agli ordini e tenendo in considerazione il costo di stoccaggio si deve stabilire con precisione la quantità ideale di approvvigionamento.
Per questo bisogna sempre tenere sotto controllo gli stock. Il sommelier in modo sistematico farà un inventario che condividerà con il F&B Manager, in quanto spetta a quest’ultimo curare gli ordini ma soprattutto determinare il prezzo di vendita e calcolare costi e ricavi così da attuare o cambiare le strategie di vendita. L’organizzazione della cantina dovrà risultare al massimo dell’efficienza, così come la rotazione e la valorizzazione degli stock.
Le bottiglie devono essere classificate per provenienza geografica e per tipologia e le caselle dove vengono riposte devono essere numerate per facilitare l’individuazione durante la vendita e la rendicontazione durante l’inventario.

La politica dei prezzi del vino
Il F&B Manager dovrà calcolare anche il prezzo di vendita del vino, che deriva dal costo di acquisto più le spese generali e di gestione della cantina, come l’ammortamento delle attrezzature, il personale ecc.
Un ottimo rapporto qualità/prezzo legato a una buona strategia di vendita e alle competenze messe sul campo dai protagonisti di questa bevanda sarà fondamentale per il successo di vendita del prodotto.
A differenza di quanto si possa pensare non è semplice stabilire la percentuale di ricarico da applicare a un vino. Un metodo funzionale è quello di calcolare un ricarico a percentuale variabile ma inversamente proporzionale al costo di acquisto del prodotto. Con questo sistema si cercherà di vendere anche i vini costosi che, pure se avranno un ricarico minore, condurranno a un guadagno più alto. In più, visto che molti avventori fanno paragoni di prezzo con vini rinomati si condizionerà il cliente, il quale scoprirà che una bottiglia pregiata nel nostro ristorante costerà meno.

Protagonisti in Cucina
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Corso di enogastronomia per il secondo biennio e il quinto anno