La pianificazione di un evento

La pianificazione di un evento

Il segreto per la buona riuscita di un evento sta nell’accurata organizzazione di ogni dettaglio e nella pianificazione del lavoro che deve avvenire senza lasciare nulla al caso.

Il tipo di evento
Le occasioni che spingono a ricorrere a un’azienda di banqueting per realizzare un evento sono molte. L’evento può essere:
  • a carattere privato, come matrimoni, battesimi, compleanni, anniversari ecc.;
  • a carattere professionale, come seminari di lavoro, convegni, inaugurazioni ecc.;
  • a carattere sociale e mondano, come concerti, serate di gala, manifestazioni benefiche.
Dopo il primo contatto fra committente e azienda di banqueting, il Banqueting Manager fissa un incontro per capire qual è l’evento da organizzare, per quale data e quali sono la location desiderata, il budget previsto, il numero dei partecipanti, le richieste e i desideri del cliente.

Il sopralluogo
Nel caso in cui l’evento si debba svolgere in un’area esterna all’azienda organizzatrice, il sopralluogo è indispensabile per stabilire la fattibilità e gli aspetti fondamentali dell’organizzazione. In particolare, se l’evento è all’aperto bisogna prevedere l’organizzazione di uno spazio alternativo al coperto che permetta lo svolgimento dell’evento anche in caso di pioggia.

La proposta al cliente
In base alle richieste, al budget di spesa e al sopralluogo effettuato, il Banqueting Manager in accordo con lo chef de cuisine, proporrà al cliente alcune possibilità di allestimento, di menu con abbinamento di vini e bevande, di disposizione dei tavoli, di addobbi e così via con relativi preventivi.

La compilazione della check list
Raggiunto un accordo, si compila la check list o banqueting reservation, che riassume tutte le informazioni sull’evento. È un documento non ufficiale, ma molto importante, tanto da essere considerato come un contratto a tutti gli effetti.
Viene redatto in due copie: una per il cliente e una per l’azienda; quest’ultima viene controfirmata dal committente.
Un altro documento che viene redatto dal banqueting manager è la job description, una scheda che descrive in maniera dettagliata le risorse da impiegare e tutte le informazioni necessarie a preparare l’evento: ha uso interno ed è utile ai responsabili dei diversi reparti coinvolti. 

Protagonisti in Cucina
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Corso di enogastronomia per il secondo biennio e il quinto anno